ケイワークショップ

“かんたん顧客管理Plus_SA”を使ってみよう (チュートリアル)


<操作方法>

  1. 基本作業
  2. 対応記録の新規登録
  3. 対応記録の修正・削除
  4. 対応記録管理画面の各種操作
  5. 管理メニューの各種操作
  6. ライセンス登録
  7. フリー入力項目のタイトル変更
  8. データベースのバックアップ
  9. データベースの最適化
  10. 複数ユーザーでの同時利用方法



1.基本作業

以下の作業は“かんたん顧客管理”と操作方法が同じですので、そちらのページをお読みください。


■補足説明(“かんたん顧客管理”との相違点)

  1. 対応記録管理機能の追加に伴い、メイン画面には各種ボタンや新規情報が追加されています。
    又、日付別や顧客別に表示できる対応記録管理画面が追加されています。
    . 
    (画像クリックで拡大)   (画像クリックで拡大)   (画像クリックで拡大)



2.対応記録の新規登録

対応記録の新規登録手順を以下に記載します。

■■対応記録新規登録手順■■

(画像クリックで拡大)
(画像クリックで拡大) (画像クリックで拡大) (画像クリックで拡大)

(1) 顧客一覧画面から入力したい顧客をクリックする。
     ↓
(2) 顧客データ詳細画面の【 編集(対応記録) 】ボタンをクリックする。
     ↓
(3) 対応記録編集画面の【 対応記録の新規登録 】ボタンをクリックする。
     ↓
(4) 各入力項目にデータを入力する。

  <対応記録入力例>

入力項目 入力例 説明
担当 鈴木 担当者名を入力。
 入力必須。文字数50文字以内。
月日 2012/10/21 月日(来店日・来店予定日等)を入力。
 入力必須。
時刻 13:00 時刻(来店時刻・来店予定時刻等)を入力。
 省略可。
メモ --- 特記事項等あればこの項目に記入。
 省略可。文字数255文字以内。
フリー項目1〜10 --- タイトル(表題)を自由に変更可能な項目。(変更は管理メニューで行う)
 省略可。文字数50文字以内。ドロップダウンリストで選択可。

     ↓
(5) データ入力が終わったら【 登録して閉じる 】ボタンをクリックする。

対応記録の新規登録手順は以上です。


■対応記録新規登録操作の補足説明

  1. 先に顧客データ(基本情報)の登録がされていないと対応記録は入力できません。



3.対応記録の修正・削除

対応記録の修正手順および削除手順を以下に記載します。

■■対応記録修正手順■■

(画像クリックで拡大) (画像クリックで拡大)
(画像クリックで拡大) (画像クリックで拡大) (画像クリックで拡大)

(1) 顧客一覧画面から対象となる顧客をクリックする。
     ↓
(2) 顧客データ詳細画面の【 編集(対応記録) 】ボタンをクリックする。
     ↓
(3) 対応記録編集画面(対応記録一覧)から修正したい対応記録をクリックする。
     ↓
(4) 対応記録編集画面(詳細)の【 編集 】ボタンをクリックする。
     ↓
(5) 対応記録を修正する。
     ↓
(6) 修正が終わったら【 保存して閉じる 】ボタンをクリックする。
 

■■対応記録削除手順■■

(画像クリックで拡大) (画像クリックで拡大) (画像クリックで拡大)

(1) 顧客一覧画面から対象となる顧客をクリックする。
     ↓
(2) 顧客データ詳細画面の【 編集(対応記録) 】ボタンをクリックする。
     ↓
(3) 対応記録編集画面(対応記録一覧)で削除したい対応記録のレコードセレクタをクリックし、Deleteキーを押す。
  (複数選択して削除したい場合は、Shiftキーを押しながらレコードセレクタをクリックし、Deleteキーを押す)
 

対応記録の修正手順および削除手順は以上です。



4.対応記録管理画面の各種操作

対応記録管理画面は日付を指定して表示する日別表示画面と顧客を指定して表示する顧客別表示画面の2種類あります。
両画面とも対応記録データの編集や新規登録を行う事ができます。
日別表示画面では新規顧客の登録も併せて行う事ができますので、来店予約管理の用途にも利用可能です。
 

■■対応記録管理画面への切替手順■■

(画像クリックで拡大) (画像クリックで拡大) (画像クリックで拡大)

(1) データ登録等各種処理メニューの【 画面切替 】ボタンをクリックする。
     ↓
(2) 画面切替メニューで切り替えたい管理画面のボタンをクリックする。
 
   対応記録管理画面への切替手順は以上です。


■■対応記録管理画面(日別表示)でのデータ新規登録手順■■

(画像クリックで拡大) (画像クリックで拡大)

(1) 対応記録の表示条件(対応日)の日付を指定し、【 対応記録の新規登録 】ボタンをクリックする。
     ↓
(2) 各入力項目にデータを入力する。
     ↓
(3) データ入力が終わったら【 登録して閉じる 】ボタンをクリックする。
 
   対応記録管理画面(日別表示)でのデータ新規登録手順は以上です。


■■対応記録管理画面(日別表示)でのデータ確認・編集手順■■

(画像クリックで拡大) (画像クリックで拡大) (画像クリックで拡大)

(1) 対応記録の表示条件(対応日)の日付を指定し、記録一覧画面から編集したい対応記録データをクリックする。
     ↓
(2) 対応記録データ詳細画面の【 編集 】ボタンをクリックする。
     ↓
(3) 各入力項目にデータを入力する。
     ↓
(4) データ入力が終わったら【 登録して閉じる 】ボタンをクリックする。
 
   対応記録管理画面(日別表示)でのデータ確認・編集手順は以上です。


■■対応記録管理画面(日別表示)でのデータ削除手順■■

(画像クリックで拡大)

対応記録データの削除は対応記録一覧画面から行います。
削除したい対応記録のレコードセレクタをクリックし、Deleteキーを押してください。
対応記録を複数選択して削除したい場合は、Shiftキーを押しながらレコードセレクタをクリックし、Deleteキーを押してください。
(メニューバーの「編集」→「レコードの削除」でも削除できます)


■対応記録管理画面各種操作に関する補足説明

  1. 日別表示画面での対応記録新規登録の際、入力した氏名が新規顧客(データ未登録)だった場合は顧客データが簡易登録されます。 尚、簡易登録では住所等の連絡先が未入力となるので、連絡先は後でメイン画面から編集してください。
     
  2. 顧客別表示画面の操作は日別表示画面と同様です。



5.管理メニューの各種操作

管理メニューでは
 ・顧客データおよび対応記録データのデータシート形式での編集
 ・フリー入力項目のタイトル変更およびドロップダウンリストの編集
 ・メール作成履歴の確認
 ・データ格納ファイルの接続先変更
 ・ライセンス登録
が行えます。
データシート形式の編集画面はExcelからのコピー&ペーストが可能なので、顧客データの移し替え等にご利用ください。

■■管理メニュー起動手順■■

(画像クリックで拡大) (画像クリックで拡大)

(1) データ登録等各種処理メニューの【 管理メニュー 】ボタンをクリックする。



6.ライセンス登録

“かんたん顧客管理Plus_SA”はシェアウェアであり、1ヶ月の試用期間を設けています。
試用期間を経過した後も継続して使用される場合には、ライセンス登録が必要となります。
(※ライセンス登録の際にはライセンスキーが必要です)

■■ライセンス登録手順■■

(画像クリックで拡大) (画像クリックで拡大)

(1) データ登録等各種処理メニューの【 管理メニュー 】ボタンをクリックする。
     ↓
(2) 【 ライセンス登録 】ボタンをクリックし、ライセンスキーを入力する。

ライセンス登録手順は以上です。



7.フリー入力項目のタイトル変更

顧客データフリー入力項目および対応記録フリー入力項目のタイトル変更手順を以下に記載します。

■■フリー入力項目タイトル変更手順■■

(画像クリックで拡大) (画像クリックで拡大) (画像クリックで拡大)

(1) データ登録等各種処理メニューの【 管理メニュー 】ボタンをクリックする。
     ↓
(2) 【 フリー項目 タイトル変更 】ボタンをクリックする。
     ↓
(3) タイトルを編集する。(各項目のドロップダウンリスト内容も編集可能)
     ↓
(4) タイトル変更が終了したら【 閉じる 】ボタンをクリックする。

フリー入力項目のタイトル変更手順は以上です。


■フリー入力項目タイトル変更手順の補足説明

  1. 不具合発生の原因となる為、
     ・タイトル名を重複しないでください。
     ・タイトル名に [*],["],[?] 等の半角特殊記号は使用しないでください。
     
  2. 項目を使用しない場合でも、タイトル名を空欄にはしないでください。



8.データベースのバックアップ

「操作を誤ってデータを削除してしまった」「急にデータベースが破損して開かなくなった」等の
不意のデータ損失を防ぐため、データベースは定期的にバックアップするようお願い致します。

■■データベースのバックアップ手順■■

(1) データベース(実行操作ファイル)を起動している場合は一旦終了させる。
  (※バックアップ作業中は実行操作ファイルを起動しない事)
     ↓
(2) データ格納ファイル「 kws_db05sa_data.mdb 」を適当なフォルダにコピーする。

データベースのバックアップ手順は以上です。
リストア(復元)は、バックアップしたデータ格納ファイルを元のフォルダに戻すだけでOKです。



9.データベースの最適化

データベースは使用し続けているとファイルがどんどん肥大化していきます。
肥大化は動作遅延やデータ破損等の原因となるため、定期的に最適化(肥大化解消)処理を行ってください。
(※最適化作業前には必ずバックアップを行ってください)

■■データベースの最適化手順■■

(1) データベース(実行操作ファイル)を起動している場合は一旦終了させる。
  (※最適化作業中は実行操作ファイルを起動しない事)
     ↓
(2) データ格納ファイル「 kws_db05sa_data.mdb 」を起動する。
     ↓
(3) 【 終了 】ボタンをクリックして終了する。
  (終了時に自動で最適化処理が実行されます)

データベースの最適化手順は以上です。



10.複数ユーザーでの同時利用

データ格納ファイルをLAN上の共有フォルダに置いて実行操作ファイルの接続設定を変更すれば、
複数ユーザーでのデータベース同時利用(データベース共有)が可能になります。

■■データベース共有化作業1■■
 < 実行操作ファイルの接続先設定変更 >

(1) 実行操作ファイル「 kws_db05sa.mde 」を起動している場合は一旦終了させる。
     ↓
(2) データ格納ファイル「 kws_db05sa_data.mdb 」をLAN上の共有フォルダにコピーする。
     ↓
(3) 実行操作ファイルを起動する。
     ↓
(4) データ登録等各種処理メニュー 【 管理メニュー 】ボタンをクリックする。
(5) 【 データ格納ファイル接続先変更 】ボタンをクリックする。
(6) 接続先設定条件(フォルダアドレス)を共有フォルダに変更して【接続先変更】ボタンをクリックする。

 
(画像クリックで拡大) (画像クリックで拡大) (画像クリックで拡大)

     ↓
(7) 【 終了する 】ボタンをクリックしてデータベースを終了する。

■■データベース共有化作業2■■
 < 他のPCに実行操作ファイルを配布(コピー貼付) >

(1) 実行操作ファイル「 kws_db05sa.mde 」を、他PCの任意フォルダにコピー貼付する。
     ↓
(2) 実行操作ファイルを起動し、問題なく入力編集作業ができる事を確認する。

作業は以上で完了です。これでデータベースの同時利用が可能になります。
(※同時接続可能台数は、OSの種類やLAN環境によって異なりますのでご了承ください)



11.より便利な機能を追加する

“かんたん顧客管理Plus_SA”は、カスタマイズによって様々な機能が追加できます。
詳しくは 次ページの「 より便利に 」 をご覧ください。



<< 前ページへ戻る    次ページへ進む >>



Copyright © 2012 KWORKSHOP. All Rights Reserved.