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“かんたん見積〜入金管理”を使ってみよう (チュートリアル)


<操作方法>

  1. 基本操作
  2. 請求書の入金チェック
  3. メール作成
  4. 封筒宛名印刷
  5. 管理メニューの各種操作
  6. 入金差額内訳項目の標題変更
  7. ライセンス登録
  8. データベースのバックアップ
  9. データベースの最適化
  10. 複数ユーザーでの同時利用方法



1.基本操作

以下の操作は“かんたん見積〜請求書管理”と操作方法が同じですので、そちらのページをお読みください。


■補足説明(“かんたん見積〜請求書管理”との相違点)

  1. 入金管理機能強化やメール機能追加に伴い、メイン画面および入金チェック画面でボタン名の変更や
    入力項目の追加を行っています。
    . 
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2.請求書の入金チェック

請求書データの入金チェック(入金消込)手順は2種類あります。
それぞれの手順を以下に記載します。

■■請求書の入金チェック手順 (A) ■■

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(1) データ一覧画面から入金のあったデータを探し出してクリックする。
     ↓
(2) データ詳細画面の【 編集 】ボタンをクリックする。
     ↓
(3) 入金差額が無い場合は入金日と入金額を入力して【 完了 】チェックボックスにチェックを付け、【 保存して閉じる 】ボタンをクリック。
   ※入金差額が発生している場合は【 差額内訳 】ボタンをクリックして差額内訳編集画面を表示し、内訳を入力して保存。
     (内訳入力項目は全5種類、項目の標題は管理メニューにて変更可能です)

入金チェック手順(A)は以上です。

■■請求書の入金チェック手順 (B) ■■

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(1) データ新規作成等各種処理メニューの【 請求額集計&入金チェック 】ボタンをクリックする。
     ↓
(2) データ表示条件(請求書発行日等)を指定して一覧画面から入金のあったデータを探す。
     ↓
(3) 該当データの管理番号をダブルクリックして差額内訳編集画面を表示する。
     ↓
(4) 【 完了 】チェックボックスをクリックしてチェックを付け、必要に応じてデータを修正する。
     ↓
(5) データ入力が終わったら【 保存して閉じる 】ボタンをクリックする。

入金チェック手順(B)は以上です。



3.メール作成

メールの作成手順を以下に記載します。

■■メール作成手順■■

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(1) データ一覧画面からメール送信したい顧客のデータをクリックする。
     ↓
(2) データ詳細画面の【 連絡・送付 】ボタンをクリックする。
     ↓
(3) メールアドレスを入力編集し、【 メール作成 】ボタンをクリックする。
     ↓
(4) 本文・件名を入力して【 上記内容でメールを作成 】ボタンをクリックする。
  (既定のメーラーが起動します)

メール作成手順は以上です。
定型文(テンプレート)を登録して適宜呼び出すことも可能です。



4.封筒宛名印刷

封筒への宛名印刷手順を以下に記載します。

■■封筒宛名印刷手順■■

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(1) データ一覧画面から宛名印刷したいデータをクリックする。
     ↓
(2) データ詳細画面の【 連絡・送付 】ボタンをクリックする。
     ↓
(3) 郵便番号および住所を入力編集し、【 封筒宛名印刷 】ボタンをクリックする。
     ↓
(4) ページ設定メニューで封筒サイズや余白を修正し、印刷を実行する。

封筒宛名印刷手順は以上です。



5.管理メニューの各種操作

管理メニューでは
 ・見積書・請求書発行用データのデータシート形式での確認編集
 ・商品マスターデータのデータシート形式での確認編集
 ・顧客住所データのデータシート形式での確認編集
 ・入金差額内訳項目の標題変更
 ・ライセンス登録
 ・データ格納ファイルの接続先変更
が行えます。

■■管理メニュー起動手順■■

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(1) データ新規作成等各種処理メニューの【 管理メニュー 】ボタンをクリックする。



6.入金差額内訳項目の標題変更

入金差額内訳項目の標題変更手順を以下に記載します。

■■入金差額内訳項目の標題変更手順■■

(画像クリックで拡大) (画像クリックで拡大) (画像クリックで拡大)

(1) データ新規作成等各種処理メニューの【 管理メニュー 】ボタンをクリックする。
     ↓
(2) 【 入金チェック 差額内訳の標題変更 】ボタンをクリックする。
     ↓
(3) 標題を編集する。
     ↓
(4) 標題変更が終了したら【 保存して閉じる 】ボタンをクリックする。

入金差額内訳項目の標題変更手順は以上です。



7.ライセンス登録

“かんたん見積〜入金管理”はシェアウェアであり、1ヶ月の試用期間を設けています。
試用期間を経過した後も継続して使用される場合には、ライセンス登録が必要となります。
(※ライセンス登録の際にはライセンスキーが必要です)

■■ライセンス登録手順■■

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(1) データ新規作成等各種処理メニューの【 管理メニュー 】ボタンをクリックする。
     ↓
(2) 【 ライセンス登録 】ボタンをクリックし、ライセンスキーを入力する。

ライセンス登録手順は以上です。



8.データベースのバックアップ

「操作を誤ってデータを削除してしまった」「急にデータベースが破損して開かなくなった」等の
不意のデータ損失を防ぐため、データベースは定期的にバックアップするようお願い致します。

■■データベースのバックアップ手順■■

(1) データベース(実行操作ファイル)を起動している場合は一旦終了させる。
  (※バックアップ作業中は実行操作ファイルを起動しない事)
     ↓
(2) データ格納ファイル「 kws_db06s_data.mdb 」を適当なフォルダにコピーする。

データベースのバックアップ手順は以上です。
リストア(復元)は、バックアップしたデータ格納ファイルを元のフォルダに戻すだけでOKです。



9.データベースの最適化

データベースは使用し続けているとファイルがどんどん肥大化していきます。
肥大化は動作遅延やデータ破損等の原因となるため、定期的に最適化(肥大化解消)処理を行ってください。
(※最適化作業前には必ずバックアップを行ってください)

■■データベースの最適化手順■■

(1) データベース(実行操作ファイル)を起動している場合は一旦終了させる。
  (※最適化作業中は実行操作ファイルを起動しない事)
     ↓
(2) データ格納ファイル「 kws_db06s_data.mdb 」を起動する。
     ↓
(3) 【 終了 】ボタンをクリックして終了する。
  (終了時に自動で最適化処理が実行されます)

データベースの最適化手順は以上です。



10.複数ユーザーでの同時利用

データ格納ファイルをLAN上の共有フォルダに置いて実行操作ファイルの接続設定を変更すれば、
複数ユーザーでのデータベース同時利用(データベース共有)が可能になります。

■■データベース共有化作業1■■
 < 実行操作ファイルの接続先設定変更 >

(1) 実行操作ファイル「 kws_db06s.mde 」を起動している場合は一旦終了させる。
     ↓
(2) データ格納ファイル「 kws_db06s_data.mdb 」をLAN上の共有フォルダにコピーする。
     ↓
(3) 実行操作ファイルを起動する。
     ↓
(4) データ新規作成等各種処理メニュー 【 管理メニュー 】ボタンをクリックする。
(5) 【 データ格納ファイル接続先変更 】ボタンをクリックする。
(6) 接続先設定条件(フォルダアドレス)を共有フォルダに変更して【接続先変更】ボタンをクリックする。

 
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     ↓
(7) 【 終了する 】ボタンをクリックしてデータベースを終了する。

■■データベース共有化作業2■■
 < 他のPCに実行操作ファイルを配布(コピー貼付) >

(1) 実行操作ファイル「 kws_db06s.mde 」を、他PCの任意フォルダにコピー貼付する。
     ↓
(2) 実行操作ファイルを起動し、問題なく入力編集作業ができる事を確認する。

作業は以上で完了です。これでデータベースの同時利用が可能になります。
(※同時接続可能台数は、OSの種類やLAN環境によって異なりますのでご了承ください)



11.より便利な機能を追加する

“かんたん見積〜入金管理”は、カスタマイズによって様々な機能が追加できます。
詳しくは 次ページの「 より便利に 」 をご覧ください。



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