ケイワークショップ

“かんたん労働時間記録”を使ってみよう (チュートリアル)


<操作方法>

  1. 従業員データを入力・編集する
  2. 労働時間データを入力・編集する
  3. 集計レポートを表示 / データ出力
  4. データベースのバックアップ



1.従業員データを入力・編集する

従業員データの入力手順を以下に記載します。
労働時間データ入力の際に必要となりますので、最低でも一人は入力して下さい。

■■従業員データ入力・編集手順■■

(画像クリックで拡大) (画像クリックで拡大)

(1) データ入力・編集メニュー 【 従業員データを入力・編集する 】ボタンをクリックする。
     ↓
(2) 各入力項目にデータを入力する。

  <従業員データ入力例>

入力項目 入力例 説明
従業員氏名 山田 太郎 従業員の氏名を入力。
 入力必須。重複不可(一意の名称である事)。文字数50文字以内。
フリガナ ヤマダ タロウ 従業員氏名のフリガナを入力。
 省略可。全角カタカナで入力する事。文字数50文字以内。
区分 アルバイト 従業員を区分管理したい場合に入力。
 省略可。文字数20文字以内。
備考 --- 何か特記しておくことがあればこの項目に記入。
 省略可。文字数255文字以内。
リスト除外 [ レ ] 従業員リストに表示させたくない場合に、チェックを付ける。
(例えば退職した場合等で、データは保管しておきたいがリストには載せたくない時に使用)

     ↓
(3) データ入力が終わったら【 保存して閉じる 】ボタンをクリックする。

従業員データの入力手順は以上です。


■データ入力操作の補足説明

  1. 新規データの入力は、常にデータシート最下の空白行に入力してください。
     (シート画面下部の移動ボタンで最下行にカーソル移動できます)
     
  2. データ削除は以下の手順で行ってください。
    (1) レコードセレクタ(データの一番左側)をクリックしてデータを選択状態にしてから
    (2) 右クリックして「レコードの削除」を選択する。(又はDeleteキーを押す)
     
  3. 従業員データには重複不可の入力項目がある為、データ全体を選択してのコピー&ペーストはできません。
     (重複不可項目をを除いてのコピー&ペーストはできます)



2.労働時間データを入力・編集する

労働時間データの入力手順を以下に記載します。

■■労働時間データ入力手順■■

(画像クリックで拡大) (画像クリックで拡大)   (画像クリックで拡大)

(1) データ入力・編集メニュー 【 労働時間データを入力・編集する 】ボタンをクリックする。
  (「従業員を指定して入力」/「日付を指定して入力」のどちらでも可)
     ↓
(2) 各入力項目にデータを入力する。
  (※「従業員を指定して入力」の場合は日付表示期間も忘れずに設定する事)

  <労働時間データ入力例>

入力項目 入力例 説明
従業員氏名
(※日付指定入力画面のみ)
山田 太郎 従業員の氏名を入力。
 入力必須。ドロップダウンリストで選択可。
日付 ・ 曜日
(※従業員指定入力画面のみ)
1/7 働いた日付を入力。
 入力必須。※曜日は自動入力される。
始業時刻 0900 始業時刻(開始時刻)を入力。 入力必須。ドロップダウンリストで選択可。
 ※ 数字4桁で入力する事(例えば 9:00の場合 → 0900 と入力)
終業時刻 1900 終業時刻(終了時刻)を入力。 入力必須。ドロップダウンリストで選択可。
 ※ 数字4桁で入力する事(例えば19:00の場合 → 1900 と入力)
休憩_[分] 60 休憩時間を分単位で入力。
 空白不可(休憩なしの場合は“ 0 ”を入力)。ドロップダウンリストで選択可。
拘束_[分]
実働_[分]
600
540
拘束時間および実働時間。
 この項目は自動で計算入力される。分単位で表示。
時間内_[分]
時間外_[分]
深夜_[分]
休出_[分]
420
120
0
0
実働時間の明細(内訳)4項目。分単位で入力。
 空白不可(なしの場合は“ 0 ”を入力)。ドロップダウンリストで選択可。
 ※項目「時間内」は自動で計算入力される。
備考 --- 何か特記しておくことがあればこの項目に記入。
 省略可,文字数100文字以内。

     ↓
(3) データ入力が終わったら【 保存して閉じる 】ボタンをクリックする。

労働時間データの入力手順は以上です。


■データ入力操作の補足説明

  1. 新規データの入力は、常にデータシート最下の空白行に入力してください。
     (シート画面下部の移動ボタンで最下行にカーソル移動できます)
     
  2. データ削除は以下の手順で行ってください。
    (1) レコードセレクタ(データの一番左側)をクリックしてデータを選択状態にしてから
    (2) 右クリックして「レコードの削除」を選択する。(又はDeleteキーを押す)
     
  3. データのコピー&ペースト(貼付)は以下の手順で行ってください。
    (1) レコードセレクタ(データの一番左側)をクリックしてデータを選択状態にしてから
    (2) 右クリックして「コピー」を選択し、(又はCtrl+Cキーを押す)
    (3) シート最下空白行のレコードセレクタ(データの一番左側)をクリックして選択状態にしてから
    (4) 右クリックして「貼り付け」を選択する。(又はCtrl+Vキーを押す)
     
  4. 始業時刻や休憩時間等各入力項目のドロップダウンリストは、入力画面再起動で自動更新されます。



3.集計レポートを表示 / データ出力

労働時間データの入力が終われば、2種類の集計レポートが閲覧できます。
又、集計データをExcelに出力(データ転送)する事も可能です。

■■集計レポートの表示手順■■

(画像クリックで拡大) (画像クリックで拡大)   (画像クリックで拡大)

(1) レポート表示・データ出力メニューの指定条件を入力し、レポート表示ボタンをクリックする。



■■Excelへのデータ出力手順■■

(画像クリックで拡大) (画像クリックで拡大)

(1) レポート表示・データ出力メニューの指定条件を入力し、データ出力ボタンをクリックする。
     ↓
(2) 画面を右クリックしてショートカットメニューを開き、【 Excelで分析 】をクリックする。

レポート表示およびデータ出力の手順は以上です。



4.データベースのバックアップ

「操作を誤ってデータを削除してしまった」「急にデータベースが破損して開かなくなった」等の
不意のデータ損失を防ぐため、データベースは定期的にバックアップするようお願い致します。

■■データベースのバックアップ手順■■

(1) データベースを起動している場合は、一旦終了させる。
     ↓
(2) データベースファイル「 kws_db07_free.mde 」を適当なフォルダにコピーする。

データベースのバックアップ手順は以上です。



5.より便利な機能を追加する

“かんたん労働時間記録”でできる事は上述の内容程度ですが、カスタマイズによって様々な機能が追加できます。
詳しくは 次ページの「 より便利に 」 をご覧ください。



<< 前ページへ戻る    次ページへ進む >>



Copyright © 2013 KWORKSHOP. All Rights Reserved.