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“かんたん売掛金管理”を使ってみよう (チュートリアル)


<操作方法>

  1. 各種コードデータの編集
  2. 取引先データの登録・編集
  3. 売掛金データの登録・編集
  4. 各種レポートの表示・印刷
  5. データベースのバックアップ
  6. データベースの最適化
  7. 複数ユーザーでの同時利用方法



1.各種コードデータの編集

売掛金データを入力する前に、まず下記4種のコードデータの確認・編集を行ってください。

 ・売上種別コード (売掛金データ入力の際、売上種別(掛売,現金売等)の指定に使用)
 ・支払方法コード (売掛金データ入力の際、支払方法(振込,手形送付等)の指定に使用)
 ・締め日指定コード (取引先の締め日を自動計算させる際に使用)
 ・支払日指定コード (取引先の支払日を自動計算させる際に使用)

■■各種コードデータの確認・編集手順■■

(画像クリックで拡大) (画像クリックで拡大)

(1) データ入力メニュー 【 各種コードデータの編集 】ボタンをクリックする。
     ↓
(2) コード選択メニューでコードを選択して内容を確認・編集する。

  <売上種別コード設定例>

設定項目 設定例 説明
売上種別コード 0 売上種別を示す番号。0番は初期値でデータ入力される。
 番号自体は編集不可。
名称 掛売 売上種別の名称・内容(掛売,現金売,その他あれば)を入力。
 文字数10文字以内。
 
  <支払方法コード設定例>

設定項目 設定例 説明
支払方法コード 0 支払方法を示す番号。0番は初期値でデータ入力される。
 番号自体は編集不可。
名称 銀行振込 支払方法の名称・内容(銀行振込,集金,手形送付等)を入力。
 文字数20文字以内。
 
  <締め日指定コード設定例>

設定項目 設定例 説明
締め日指定コード 4 締め日指定内容を示す番号。0番は初期値でデータ入力される。
 番号自体は編集不可。
名称 20日締め 締め日指定内容(末日締め,**日締め等)を入力。
 文字数20文字以内。
日付設定 20 例えば20日締めの場合は“ 20 ”を入力。
(末日締めは“ 0 ”を入力)
 
  <支払日指定コード設定例>

設定項目 設定例 説明
支払日指定コード 2 支払日指定内容を示す番号。0番は初期値でデータ入力される。
 番号自体は編集不可。
名称 翌月10日支払 支払日指定内容(翌月**日支払,60日後支払等)を入力。
 文字数20文字以内。
加算月数設定 1 翌月支払の場合は“ 1 ”を、翌々月の場合は“ 2 ”を入力。
 ※ **日後支払の場合は“ -1 ”を入力。
日付設定 10 例えば10日締めの場合は“ 10 ”を入力。
例えば60日後支払の場合は“ 60 ”を入力。
 
 
      ※支払日指定コード設定具体例

支払例名称 加算月数設定 日付設定
翌月末日支払 1 0
翌月5日支払 1 5
翌月10日支払 1 10
翌月20日支払 1 20
翌々月末日支払 2 0
翌々月20日支払 2 20
当月末日支払 0 0
当月20日支払 0 20
30日後支払 -1 30
60日後支払 -1 60

     ↓
(3) 確認・編集が終わったら【 閉じる 】ボタンをクリックする。

各種コードデータの確認・編集手順は以上です。


■各種コードデータ編集操作の補足説明

  1. コード番号の変更および削除はできません。順番を入れ替えたい場合は名称の方を書き換えてください。
    登録できる数は各コードそれぞれ10個です。



2.取引先データの登録・編集

売掛金データを入力する前に、取引先データも一通り登録しておく必要があります。

■■取引先データの登録手順■■

(画像クリックで拡大) (画像クリックで拡大)

(1) データ入力メニュー 【 取引先データの登録・編集 】ボタンをクリックする。
     ↓
(2) データシート内の各入力項目にデータを入力する。

  <取引先データ入力例>

入力項目 入力例 説明
取引先コード 1 取引先を示す番号を入力。9桁以内の数字を指定可能。
 必須入力。 重複不可。 “ 0 ”も不可
取引先名 A社 取引先の名称を入力。
 必須入力。 文字数50文字以内。
締め日指定コード 4 (20日締め) 該当する締め日指定コード番号を入力。初期値は“ 0 ”
 必須入力。
支払日日指定コード 2 (翌月10日支払) 該当する支払日指定コード番号を入力。初期値は“ 0 ”
 必須入力。
備考 --- 何か特記しておくことがあればこの項目に記入。
 文字数50文字以内。 省略可。

     ↓
(3) データ入力が終わったら【 閉じる 】ボタンをクリックする。

取引先データの登録手順は以上です。修正や削除等の編集も同画面で行います。


■データ入力操作の補足説明

  1. 新規データの入力は、常にデータシート最下の空白行に入力してください。
     (シート画面下部の移動ボタンで最下行にカーソル移動できます)
     
  2. データ削除は下記(a)(b)のどちらかを行ってください。
    (a) レコードセレクタ(データの一番左側)をクリックしてデータを選択状態にしてからDeleteキーを押す。
    (b) 右クリックして「レコードの削除」を選択する。
     
  3. この画面で取引先データを修正(編集・削除)しても、登録済の売掛金データについては
    その修正が反映されないのでご注意ください。



3.売掛金データの登録・編集

売掛金データの登録・編集方法としては

 ・取引先を指定して登録・編集
 ・売上日を指定して登録・編集
 ・支払日を指定して登録・編集
 ・フィルタで絞り込んで登録・編集

の4種類があります。入力内容に応じて使いやすいものをご使用ください。
ここでは代表として「取引先を指定して登録・編集」画面を使った手順を以下に記載します。

■■売掛金データの新規登録手順■■

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(1) データ入力メニュー 【 売掛金データの登録・編集(取引先指定) 】ボタンをクリックする。
     ↓
(2) 取引先を選択し、【 新規登録 】ボタンをクリックする。
     ↓
(3) 各入力項目にデータを入力する。

  <売掛金データ入力例>

入力項目 入力例 説明
取引先 1 (A社) 取引先のコード番号を入力。
 必須入力。
売上種別 0 (掛売) 売上種別のコード番号を入力。
 必須入力。
支払方法 0 (銀行振込) 支払方法のコード番号を入力。
 必須入力。
売上月日 2013/04/03 売上月日を入力。
 必須入力。
売上金額 100,000 売上金額を入力。
 必須入力。
消費税額 5,000 消費税額を入力。売上金額入力時に自動入力される。
 必須入力。
税込合計 105,000 税込合計を入力。売上金額入力時に自動入力される。
 必須入力。
摘要 請求No.001 該当請求書Noや品名を入力。
 文字数100文字以内。 省略可。
締め日 2013/05/20 売掛金の締め日を入力。(売上月日入力時に自動で入力される。手動修正も可)
 必須入力。
支払日 2013/06/10 売掛金の支払日を入力。(売上月日入力時に自動で入力される。手動修正も可)
 必須入力。

     ↓
(4) データ入力が終わったら【 登録して終了 】ボタンをクリックする。



■■売掛金データの編集(入金処理・データ修正)手順■■

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(1) データ入力メニュー 【 売掛金データの登録・編集(取引先指定) 】ボタンをクリックする。
     ↓
(2) 取引先を選択し、編集したいデータの【 編集 】ボタンをクリックする。
     ↓
(3) 入金実績(入金日および入金額)を入力する。
  請求金額等の入力内容に誤りがあれば、上書き修正する。
  (※取引先の修正は不可です。その場合は、データを一旦削除し、再度登録し直してください)
     ↓
(4) データ編集が終わったら【 終了 】ボタンをクリックする。



■■売掛金データの削除手順■■

 
(画像クリックで拡大) (画像クリックで拡大)

(1) データ入力メニュー 【 売掛金データの登録・編集(取引先指定) 】ボタンをクリックする。
     ↓
(2) 取引先を選択し、削除したいデータのレコードセレクタをクリックしてDeleteキーを押す。
   (複数選択して削除したい場合は、Shiftキーを押しながらレコードセレクタをクリックしてDeleteキーを押す)

 

売掛金データの登録・編集手順は以上です。
「売上日を指定して登録・編集」「支払日を指定して登録・編集」も同様の操作方法となります。
「フィルタで絞り込んで登録・編集」の操作画面は若干異なりますので、下の画面説明をご確認ください。

 
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■データ入力操作の補足説明

  1. 表示データ項目の“完了チェック”は、残高がゼロになると自動でチェックが付きます。
     
  2. 編集画面で売上月日を編集した場合、締め日・支払日は自動変更しないのでご注意ください。



4.各種レポートの表示・印刷

データ入力が終われば、未回収リストや売上帳等のレポートが閲覧できます。
各種レポートの表示手順を以下に記載します。

■■各種レポートの表示・印刷手順■■

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  (画像クリックで拡大)   (画像クリックで拡大)   (画像クリックで拡大)

(1) レポート表示メニューで、日付や期間を指定して各レポートの表示実行ボタンをクリックする。
     ↓
(2) 印刷ボタンをクリックして印刷する。

レポートの表示・印刷手順は以上です。



5.データベースのバックアップ

「操作を誤ってデータを削除してしまった」「急にデータベースが破損して開かなくなった」等の
不意のデータ損失を防ぐため、データベースは定期的にバックアップするようお願い致します。

■■データベースのバックアップ手順■■

(1) データベース(実行操作ファイル)を起動している場合は一旦終了させる。
  (※バックアップ作業中は実行操作ファイルを起動しない事)
     ↓
(2) データ格納ファイル「 kws_db09_data.mdb 」を適当なフォルダにコピーする。

データベースのバックアップ手順は以上です。
リストア(復元)は、バックアップしたデータ格納ファイルを元のフォルダに戻すだけでOKです。



6.データベースの最適化

データベースは使用し続けているとファイルがどんどん肥大化していきます。
肥大化は動作遅延やデータ破損等の原因となるため、定期的に最適化(肥大化解消)処理を行ってください。
(※最適化作業前には必ずバックアップを行ってください)

■■データベースの最適化手順■■

(1) データベース(実行操作ファイル)を起動している場合は一旦終了させる。
  (※最適化作業中は実行操作ファイルを起動しない事)
     ↓
(2) データ格納ファイル「 kws_db09_data.mdb 」を起動する。
     ↓
(3) 【 終了 】ボタンをクリックして終了する。
  (終了時に自動で最適化処理が実行されます)

データベースの最適化手順は以上です。



7.複数ユーザーでの同時利用

データ格納ファイルをLAN上の共有フォルダに置いて実行操作ファイルの接続設定を変更すれば、
複数ユーザーでのデータベース同時利用(データベース共有)が可能になります。

■■データベース共有化作業1■■
 < 実行操作ファイルの接続先設定変更 >

(1) 実行操作ファイル「 kws_db09.mde 」を起動している場合は一旦終了させる。
     ↓
(2) データ格納ファイル「 kws_db09_data.mdb 」をLAN上の共有フォルダにコピーする。
     ↓
(3) 実行操作ファイルを起動する。
     ↓
(4) 【 管理メニュー 】ボタンをクリックする。
(5) 【 データ格納ファイル接続先変更 】ボタンをクリックする。
(6) 接続先設定条件(フォルダアドレス)を共有フォルダに変更して【接続先変更】ボタンをクリックする。

 
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     ↓
(7) 【 終了する 】ボタンをクリックしてデータベースを終了する。

■■データベース共有化作業2■■
 < 他のPCに実行操作ファイルを配布(コピー貼付) >

(1) 実行操作ファイル「 kws_db09.mde 」を、他PCの任意フォルダにコピー貼付する。
     ↓
(2) 実行操作ファイルを起動する。
     ↓
(3) 【 管理メニュー 】ボタンをクリックする。
(4) 【 データ格納ファイル接続先変更 】ボタンをクリックする。
(5) PC_ID設定値を別のPCと重複しない値に変更する。

 
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     ↓
(6) 【 終了する 】ボタンをクリックしてデータベースを終了する。

作業は以上で完了です。これでデータベースの同時利用が可能になります。
(※同時接続可能台数は、OSの種類やLAN環境によって異なりますのでご了承ください)



8.より便利な機能を追加する

“かんたん売掛金管理”でできる事は上述の内容程度ですが、カスタマイズによって様々な機能が追加できます。
詳しくは 次ページの「 より便利に 」 をご覧ください。



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